Recrutarea este un proces complex ce presupune atât procesarea datelor şi evaluarea candidaţilor cât şi selecţia persoanelor potrivite pentru posturile disponibile. Este important să măsurăm performanţa acestor procese pentru a asigura realizarea unui proces de recrutare eficient şi adecvat. Unul dintre modalităţile prin care aceasta poate fi măsurată sunt indicatorii de performanţă (KPI) din recrutare. În acest articol, vom explora ce sunt KPI-urile din recrutare şi cum acestea pot fi folosite pentru a evalua performanţa proceselor de recrutare.

KPI este o parte din domeniul HR Analytics, care noi, managerii de resurse umane, am început să-l discutăm în ultima perioadă, acești indicatori fiind și cei care ne ajută la luarea deciziilor mai bune în procesul de recrutare.

Care este scopul recrutării?

• găsirea candidaților potriviți;
• asigurarea companiilor cu candidați de performanță înaltă și care să corespundă cerințelor și așteptărilor companiei;
• selectarea personalului eficient pentru formarea unei echipe;
• găsirea omului potrivit la locul potrivit.

De fapt, obiectivul sau scopul final al recrutării este ca să angajăm persoana potrivită și anume acea persoană care deține nivelul de competență și productivitate necesară pentru a realiza sarcinile funcției și a produce valoare.

Cum putem asigura selecția celei mai potrivite persoane?

Dacă răspunsul este: prin testare, prin proba de interviu, prin recomandări de la foștii angajatori, etc., atunci toate aceste aspecte împreună le regăsim în zona de selecție, o etapă foarte importantă în care noi trebuie să oferim mai mult timp pentru a comunica. Deci o concluzie generală ar fi focus pe comunicarea cu candidații, căci doar prin comunicare, noi vom afla care este acel candidat potrivit pe care îl căutăm.

Cu toate acestea, când pornim pe drumul căutării și angajării persoanei potrivite, avem o serie de pași pe care îi întreprindem.

În procesul de recrutare există cinci pași generali. Pornind de la acești 5 pași generali, pot fi stabilite diferite etape ce sunt adaptate conform necesităților funcției sau necesităților întreprinderii.

Cei mai importanți pași în procesul de recrutare ar fi următorii:

1. Elaborarea profilului candidatului potrivit
2. Identificarea surselor de Recrutare
3. Construcția pâlniei de Recrutare
4. Promovarea funcțiilor vacante
5. Selecția candidaților

Observăm că în ultimul pas este vorba despre selecția candidaților. Procesul care începe de la elaborarea profilului candidatului potrivit, până la promovarea funcțiilor vacante, îl putem numi un proces tehnic, pe alocuri mai anevoios și cu multe sarcini de rutină. Anume în etapa de selecție a candidaților, recruiterul este focusat pe procesul de comunicare cu acești candidați.

Dacă ar fi să prioritizăm aceste etape, atunci sarcinilor de rutină și procesuale le vom acorda mai puțin timp, în comparație cu etapa de comunicare pe care o desfășurăm cu candidații. Dar, cu acestea menționate, nu sugerăm ca procesul de recrutare să fie haotic și rapid, ci unul fluent, în dependență de cantitatea de potențiali candidați pe care îi avem la o anumită funcție vacantă.

În recrutare sunt o serie de indicatori de performanță de proces și de rezultat, pe care suntem obligați să îi măsurăm și să îi monitorizăm, indiferent de obiectivele pe care le avem.

Respectiv, stabilim obiective Smart și indicatori cu care noi măsurăm rezultatele, dar avem și acea parte în care noi extragem cele mai importante obiective care să măsoare rezultate, ce ne vor ajuta să luăm decizii obiective, cu scopul îmbunătățirii sau optimizării procesului de recrutare. Datorită acestor acțiuni vor rezulta:

• îmbunătățirea procesului de recrutare,
• creșterea calității candidaților,
• nivelul ridicat de satisfacție a clienților interni, dar și
• modernizarea proceselor administrative.

Totuși, care sunt acei indicatori de performanță:

• Numărul de potențiali candidați (inclusiv per sursă de recrutare) - sunt acele persoane care ne-au telefonat, scris mesaj sau au lăsat ceva informații despre ei, cum ar fi CV;
• Numărul de candidați (inclusiv per sursă de recrutare) - sunt acele persoane care au trecut preselecția (din lista candidaților potențiali), de exemplu după evaluarea informației din CV;
• Rata de conversie (pe pâlnie de sus în jos) - vom calcula câte persoane din etapa de potențiali candidați au devenit candidați, per sursă de recrutare;
• Costul mediu per candidat - ne oferă posibilitatea să înțelegem cât ne costă un candidat, luând în considerație mai multe aspecte:
• Salariul recruiter-ului sau a managerului HR
• Costurile pentru promovarea funcției vacante
• Costul timpului pe care îl petrece un manager superior care este încadrat în procesul de recrutare pentru funcția vacantă
• Costuri suplimentare pentru instruiri sau testare a competențelor
• Alte cheltuieli, începând de la etapa de elaborare a profilului candidatului potrivit și până la etapa când avem lista scurtă de candidați potriviți.
• Durata campaniei de recrutare - durata de timp în care promovăm funcția vacantă până când avem o listă de candidați potriviți, care ulterior vor merge prin procesul de selecție avansată;
• Calitatea recrutării - probabil îl putem considera cel mai complicat indicator, din motiv că este un indicator calitativ, pe care trebuie să-l transferăm numeric.
• Conversia pâlniei de recrutare - indicator ce ne oferă informații cantitative și valoroase pentru a lua decizii obiective. 

Indicatorii de performanță sunt necesari pentru toți recruiterii și dacă aceștia sunt monitorizați periodic, timp de 3-6 luni veți observa îmbunătățiri esențiale în procesul de recrutare, și anume rezultatul procesului - angajarea persoanei potrivite.

Cum putem măsura și monitoriza indicatorii de performanță?

În primul rând este necesar de stabilit clar și relevant Etapele procesului de recrutare.

În baza etapelor vom construi Pâlnia de recrutare - instrumentul care ne oferă informația clară despre situația actuală la fiecare etapă din procesul de recrutare și selecție

În continuare, vom alege cea mai optimă soluție mecanică sau digitală care va colecta, monitoriza și raporta în timp real indicatorii de performanță.

În ajutor ne poate veni un Excel, în care structurăm pâlnia și asigurăm îndeplinirea condițiilor sus numite.

Sau, putem să ne bazăm pe un sistem de automatizare a procesului de recrutare, precum este ROCMAN.

Deci, unul dintre modalitățile prin care poți evalua performanța proceselor de recrutare este folosirea KPI-urilor (Indicatori de performanță). Acestea sunt foarte utile pentru a măsura eficiența proceselor de recrutare și pentru a obține o imagine de ansamblu asupra rezultatelor. KPI-urile pot ajuta organizația să se asigure că tot procesul de recrutare și selecție sunt efectuate în mod adecvat și eficient pentru a se atinge obiectivul principal: angajarea persoanei potrivite. Utilizarea KPI-urilor în procesul de recrutare poate ajuta organizația să își maximizeze eficiența și să obțină cei mai buni candidați pentru posturile disponibile.

Pentru a aprofunda mai mult acest subiect, urmăriți gratuit WEBINARUL KPI în Recrutare aici: https://youtu.be/VrwsQxOCyqc